Momentum perubahan terus berkembang. Jika Anda atau perusahaan tempat Anda bekerja tidak siap untuk perubahan yang terus berlanjut, maka Anda berisiko menjadi kewalahan dan ditinggalkan oleh Superhighway of Existence! Metafora dramatis ini dilaporkan oleh para peramal tren ekonomi dan bisnis. Dengan teknologi dan Globalisasi perdagangan yang mendorong tren ini, kita harus belajar bagaimana beradaptasi, dengan anggun, dengan perubahan ini atau memainkan peran yang sangat sulit untuk mengejar ketertinggalan.
Mari kita mulai
Sebagai ilustrasi, apakah Anda sudah mendeteksi beberapa perubahan pada pekerjaan atau kehidupan keluarga Anda dalam 30 tahun terakhir? Mungkin Anda hanya perlu melihat ke belakang sepuluh tahun yang lalu. Pikirkan kembali ke akhir tahun 1980-an, komputer di rumah baru saja populer secara besar-besaran (produktivitas di rumah, bukan hanya permainan.) Mesin faks mulai digunakan secara teratur di kantor-kantor kecil dan besar. Anda masih bisa membeli piringan hitam. Pager mulai banyak digunakan. Telepon seluler belum menjadi sebuah industri. E-mail masih jarang digunakan di luar sistem media korporat dan perusahaan teknologi tinggi. TV kabel menawarkan 20 pilihan program.
Internet tidak dikenal atau digunakan secara luas di luar organisasi militer dan akademis. Saya berani bertaruh bahwa meskipun Anda belum mengikuti perkembangan dunia teknologi tinggi ini, pada tingkat pribadi, Anda mungkin akan berkendara di jalan dengan pengemudi lain yang terganggu oleh percakapan telepon genggam yang sedang dilakukannya, bukannya perhatian penuh untuk mengemudi. Beberapa dari kita benar-benar fobia teknologi tentang kecepatan perubahan yang mengintimidasi ke dunia yang digerakkan oleh teknologi. Hal ini berdampak pada bisnis, pendidikan, dan bahkan kegiatan sosial.
Mari kita pahami
Anak-anak Anda mungkin belajar lebih banyak tentang internet atau teknologi komputer daripada Anda, dan jika tidak, mereka masih terlalu muda atau berada dalam bahaya ketinggalan "kapal". Fobia teknologi adalah gangguan terkait kecemasan yang dapat membuat orang merasa tidak nyaman, bahkan tidak dapat beroperasi, dalam dunia bisnis. Persaingan untuk mendominasi dalam bisnis telah mendorong semua orang di planet ini untuk berlomba-lomba mencapai keunggulan dalam teknologi tinggi.
Kecepatan perubahan ini meningkat secara eksponensial. Kenyataan yang akan datang adalah bahwa kita secara fisik tidak berevolusi dengan kecepatan yang dapat mengimbangi kecenderungan evolusi yang didorong secara efisien ini. Kita masih memiliki mekanisme reaksi pergeseran yang kasar, respon lari-tempur, yang tertanam di dalam diri kita. Hal ini mengatur bagaimana kita secara otomatis bereaksi terhadap tekanan perubahan. Apa yang dimiliki manusia untuk bertahan hidup adalah kemampuan kita untuk beradaptasi. Namun, kecepatan dan tuntutan untuk beradaptasi secara umum telah melampaui kemampuan kita untuk mengimbangi kecepatan perubahan.
Apa kau tahu?
Karyawan yang lebih muda mungkin lebih tangguh menghadapi perubahan dan merasa cukup senang dengan perkembangan baru yang menarik, namun di usia paruh baya dan bagi kita para "Baby-Boomers," ketangguhan dan fleksibilitas tersebut mungkin mulai tergantikan oleh rasa tidak nyaman dan tidak percaya diri akibat menurunnya kemampuan beradaptasi. Selalu ada contoh "kekebalan genetik" yang membuat sebagian besar manusia merasa buruk dan merasa bersalah karena mereka sangat pandai beradaptasi dengan perubahan. Mengetahui hal ini, keseimbangan bab ini akan dihabiskan untuk memberikan saran dan teknik untuk mengelola perubahan. Kita tidak dapat menghentikannya, atau biasanya, mengendalikannya, tetapi kita dapat belajar bagaimana meresponsnya dengan lebih tepat.
Dengan menyadari bagaimana kita bereaksi terhadap perubahan dan melakukan tindakan pencegahan, kita dapat meminimalkan, bahkan menghilangkan tanda-tanda stres dan kewalahan. Kedua kuncinya adalah kesadaran dan setelah itu perawatan diri yang tepat dan bermanfaat. Pertama, ketahui seperti apa transisi dan perubahan bagi Anda sebagai sebuah reaksi. Anda harus menentukan bagaimana Anda merespons dengan cara Anda sendiri terhadap perubahan. Apakah Anda merasa cemas dengan perubahan yang terjadi di sekitar Anda? Apakah Anda sulit tidur karena memikirkan kejadian-kejadian ini? Mungkin Anda menyadari bahwa Anda kehilangan fokus atau lebih mudah terganggu ketika Anda berada dalam periode perubahan? Apakah kemarahan atau frustrasi muncul ke permukaan ketika Anda berada di tengah-tengah perubahan? Apakah perut Anda bergejolak atau bahu atau rahang Anda menegang sebagai respons terhadap perubahan eksternal? Baca atau baca ulang bab pertama dari "Panduan untuk Mengurangi Stres" (Celestial Arts, Berkeley, CA) untuk lebih memahami konsekuensi dari stres dan perubahan. Lakukan tes regangan yang dipandu sendiri.
Perhatikan ini!
Catatlah tanda-tanda fisik dan psikologis dari kecemasan yang paling mungkin Anda rasakan. Hal ini dapat membantu Anda memahami sistem mana yang harus Anda pelajari cara mengendalikannya untuk mengurangi dampak perubahan pada gaya hidup dan pekerjaan Anda. Ingatlah bahwa reaksi fisik dan psikologis ini sangat primitif dan semua orang yang sehat memiliki respons yang dibangun untuk bertahan hidup. Kesadaran akan rutinitas ini dan cara khusus Anda dalam merespons dapat memberi Anda kendali atas kapan Anda merespons dan bagaimana Anda bereaksi terhadap perubahan. Ketika Anda menganalisis Skala Penilaian Penyesuaian Sosial (dalam bab satu), perhatikan bahwa pengalaman yang menguntungkan, bahkan menyenangkan, dapat digolongkan sebagai penyebab kecemasan.
Adaptasi apa pun, baik itu negatif maupun positif, membutuhkan kebiasaan atau gaya hidup Anda untuk berubah dan hal ini dapat mengganggu mekanisme respons kasar Anda yang memaksanya untuk bereaksi secara berlebihan sehingga dapat merampas kesehatan atau kemanjuran Anda. Sebagai contoh; pekerjaan baru, perubahan dalam tugas pekerjaan, penambahan orang yang Anda cintai, atau mungkin perubahan di rumah Anda mungkin terlihat sangat positif dan ini mungkin terbukti membuat Anda stres saat Anda beradaptasi dengan perbaikan baru ini. Karena Anda tidak dapat menghindari stres akibat perubahan dan Anda tidak ingin mengisolasi diri Anda dari perubahan yang menguntungkan, Anda perlu belajar bagaimana mengendalikan bagaimana Anda bereaksi terhadap keadaan-keadaan baru ini. Di akhir bab ini, akan ada pengingat strategi yang mudah diingat tentang kenyamanan, pola makan, dan latihan yang dapat Anda terapkan untuk meminimalkan efek perubahan. Ini adalah garis besar singkat dari bab-bab lain dalam buku ini yang mungkin ingin Anda pelajari.
Empat fase
Ada empat fase perubahan yang telah diidentifikasi secara umum: Penolakan, Perlawanan, Eksplorasi-Muncul, dan Komitmen. Ingatlah, dengan fase Penolakan, Perlawanan, dan Kemunculan, Anda atau perusahaan Anda mungkin akan mengalami penurunan produktivitas yang sangat besar. Terlepas dari apakah Anda bergerak di bidang manufaktur, layanan pelanggan, atau penelitian dan pengembangan; produktivitas, efisiensi, kreativitas, komunikasi, kerja tim, dan tentu saja "perhatian" dapat berkurang jika tidak segera dihentikan untuk menanggapi perubahan dalam hidup Anda atau operasi bisnis Anda.
Pada fase pertama, Penyangkalan, tanggapan umum terhadap modifikasi adalah berpura-pura bahwa segala sesuatunya akan terus berjalan dan tetap sama. Asumsi bahwa hal itu akan "hilang" atau segera berakhir dapat menjadi sikap apatis atau mati rasa. Para manajer ingin masalah-masalah tersebut hilang, namun jika tidak ditangani dengan cara yang proaktif, prosedurnya bisa memakan waktu lama dan memperlambat proses perubahan. Manajer puncak akan terus menyampaikan tentang perubahan dan apa yang akan terjadi. Saran-saran tindakan yang efektif dapat diberikan dan kemudian memberikan waktu untuk meresap. Kemudian tindak lanjuti dengan sesi perencanaan yang akan menempatkan persiapan perubahan menjadi tindakan. Tahap selanjutnya adalah resistensi.
Gejala-gejala tahap ini muncul dalam beberapa bentuk negatif. Kemarahan atau perselisihan yang meningkat atau lebih buruk lagi, penarikan diri dari kelompok dapat terjadi. Orang bisa tidak bisa tidur. Pekerja mungkin percaya bahwa mereka diperlakukan tidak adil, setelah memberikan yang terbaik dan tidak pernah yakin bahwa mereka akan bertahan dalam perubahan yang akan datang. Keraguan diri, kecemasan, depresi, frustrasi dan kegelisahan sering kali meningkat.
Produktivitas
Hal ini semakin menurun seiring dengan menurunnya kinerja kelompok. Personel mengeluh dan mulai mengerjakan resume mereka. Sakit, cedera, tidak masuk kerja sering kali meningkat. Dalam perusahaan dengan komunikasi yang tidak memadai dan arahan yang lemah, hal ini mungkin tidak dapat diatasi secara langsung. Orang-orang perlu berkumpul dan berkomunikasi agar tidak terisolasi dengan kecemasan dan kemarahan mereka. Setiap individu harus dibuat merasa menjadi bagian dari perubahan yang akan terjadi dan memahami peran mereka dalam keberhasilan hasil perubahan.
Manajer harus mendengarkan dengan baik dan mengakui perasaan yang diungkapkan. Tanggapan yang mendukung, membesarkan hati, dan berempati dari para manajer merupakan strategi yang sangat berhasil dalam fase ini. Perlu diingat, bahwa sebagai supervisor/manajer, tidak ada gunanya memperlambat proses perubahan dengan mencoba membujuk orang lain atau hanya menyuruh mereka untuk "berubah" atau "bersatu". Orang-orang perlu melampiaskan rasa frustrasi dan ketakutan mereka tanpa menghakimi mereka. Kegiatan sosial seperti piknik, makan siang, dan pemberian penghargaan dapat membantu meningkatkan komunikasi dan komunitas. Bahkan ritual-ritual untuk melepaskan masa lalu dan cara-cara lama yang sudah dikenal harus diakui dan dilepaskan untuk membuka jalan bagi program-program baru.
Ingat
Pengakuan yang sehat bahwa Anda semua berada dalam proses perubahan bersama dan bahwa ada ketakutan dan kesusahan yang wajar sebagai respons terhadap perkembangan ini. Eksplorasi/Muncul adalah fase lain yang mengikuti kekebalan. Hal ini positif karena energi di dalam organisasi dapat mulai mengalir kembali. Masalahnya adalah dengan energi yang dilepaskan ini sering kali ada ketidakpastian dan kekacauan. Orang-orang menderita frustrasi, kebingungan, banyak ide baru, terlalu banyak yang harus dilakukan, terlalu banyak persiapan dan kurangnya kemampuan untuk berkonsentrasi. Bagi orang-orang tertentu yang membutuhkan struktur untuk bekerja dengan baik, hanya ada sedikit atau bahkan tidak ada sama sekali karena perubahan ini telah menghilangkan dasar-dasar gaya kerja yang lama.
Energi kreatif diperlukan untuk memanfaatkan perkembangan di masa depan. Tim-tim baru dapat mulai terbentuk dengan ikatan yang kuat yang ditempa oleh kebingungan dan fokus yang tidak menentu. Ketika bentuk baru mulai muncul, para manajer harus fokus pada prioritas, menindaklanjuti proyek, memberikan pelatihan yang dibutuhkan, menetapkan tujuan jangka pendek, dan menjalankan sesi curah pendapat, visioner, dan perencanaan. Hal ini dapat membantu mengarah ke tahap terakhir yaitu Komitmen. Hal ini dapat dilihat dari perkembangan positif dari kerja sama tim, kepuasan, dan perhatian yang jelas. Tim sekarang siap untuk kembali fokus pada strategi dengan membuat ulang pernyataan misi mereka dan kemudian menyusun rencana aksi untuk mencapai tujuan mereka. Adaptasi terjadi dan cara-cara informasi untuk bekerja secara kolektif berkembang. Fungsi-fungsi baru dibentuk.
Sukses
Anggota tim yang sukses akan mengidentifikasi dengan sepasang tujuan baru dan lebih jelas tentang cara terbaik untuk mencapai tujuan tersebut. Supervisor yang baik sekarang akan fokus pada pembangunan tim dan memvalidasi/memberi penghargaan kepada individu yang bereaksi terhadap perubahan dengan cara yang positif. Untuk mempercepat proses perubahan dengan baik, manajer yang terampil akan sangat memperhatikan komunikasi yang baik selama prosedur ini. Ketika orang-orang tidak yakin dengan perubahan yang mereka alami, komunikasi yang buruk akan membuat ketakutan tumbuh dan mengirimkan pesan yang salah.
Dukungan dan pengungkapan yang penuh dan jujur adalah penting dan dapat mempercepat prosedur perubahan. Jika Anda mengelola atau mengawasi sekelompok individu, Anda memiliki kesempatan untuk mengembangkan kemampuan dan keterampilan Anda dalam berkomunikasi. Pelatihan komunikasi harus menjadi prosedur yang berkelanjutan. Karyawan baru atau pekerjaan baru menciptakan tantangan yang berkelanjutan terhadap praktik komunikasi yang sangat baik. Saran-saran berikut ini sangat singkat dan memberikan metode-metode pengalaman yang diperlukan agar pola-pola lama yang kurang efektif dapat diubah. Jika Anda berada dalam posisi memimpin bisnis Anda, jangan abaikan bidang sosial yang paling penting ini.
Catatan akhir
Komunikasi yang baik dimulai dengan menerima dan bukan mengirimkan. Sebagian besar masalah dalam komunikasi, baik yang terkait dengan pekerjaan atau hubungan pribadi, berasal dari ketidakmampuan salah satu atau beberapa orang yang terlibat untuk mengambil bagian dalam praktik mendengarkan. Pikiran atau jadwal yang mengganggu dapat membuat orang tidak fokus pada apa yang dikatakan dalam interaksi. Jika Anda memikirkan jawaban/tanggapan Anda, maka Anda akan teralihkan dari komunikasi yang sedang berlangsung.
Mendengarkan dengan baik itu sulit, terutama ketika ada masalah psikologis yang sulit seperti bertahan hidup dari komunikasi. Untuk menjadi pendengar yang efektif, Anda harus melakukan lebih dari sekadar mendengarkan kata-kata, Anda harus mengetahui semua pesan non-verbal yang disampaikan. Bahasa tubuh seperti ekspresi wajah, bahu/lengan, nada dan kenyaringan suara, kontak mata, bahkan laju pernapasan dapat memberi tahu Anda banyak hal dalam komunikasi. Orang perlu diakui dan dihargai.
